Cómo mejorar el control de crédito y cobranza

Vender a crédito es algo habitual en muchas empresas. Con el tiempo, sin embargo, los saldos, los pagos y los vencimientos suelen terminar repartidos entre el sistema, hojas de cálculo y mensajes.

Vender a crédito no es el problema; el problema aparece cuando la empresa pierde visibilidad sobre cuánto debe cada cliente, cuándo debía pagar y qué pagos ya fueron aplicados.

Aquí explicamos cómo organizar el crédito, dar seguimiento a saldos y pagos, y detectar a tiempo la cartera vencida.

¿Qué implica realmente controlar el crédito?

No se trata solo de registrar una venta a crédito. También implica conocer, para cada cliente:

• Cuánto puede comprar.
• Cuánto debe.
• Qué documentos siguen pendientes.
• Cuándo vencen.
• Qué pagos ha realizado.
• Cuánto crédito tiene disponible.

Si alguna de estas respuestas requiere buscar en varios lugares, el control ya depende más de las personas que de la información.

Definir límites y condiciones de crédito

Algunos conceptos básicos:

• Límite de crédito: el monto máximo que un cliente puede deber.
• Días de crédito: el plazo que tiene para pagar cada documento.
• Saldo utilizado: lo que debe en este momento.
• Crédito disponible: la diferencia entre el límite y el saldo utilizado.

Las reglas varían según cada empresa y, muchas veces, según cada cliente. Lo importante es que estén definidas y que todos trabajen con las mismas.

Tener claridad sobre el saldo de cada cliente

Debería ser posible identificar sin cálculos manuales:

• Saldo total.
• Documentos pendientes.
• Pagos registrados.
• Vencimientos.
• Movimientos recientes.

Cuando el saldo se calcula en archivos separados, cada persona puede llegar a una cifra distinta y nadie está seguro de cuál es la correcta.

Distinguir saldo pendiente de cartera vencida

Una deuda pendiente no necesariamente está vencida. Conviene diferenciar:

• Documentos vigentes: todavía están dentro del plazo.
• Documentos próximos a vencer: conviene darles seguimiento antes de que se atrasen.
• Documentos vencidos: ya pasaron su fecha de pago.

Esta separación ayuda a priorizar: no es lo mismo un cliente con saldo alto pero al corriente que uno con un saldo menor y varios documentos vencidos.

Antigüedad de saldos

La antigüedad de saldos agrupa la cartera según el tiempo que lleva pendiente. De forma conceptual:

• Vigente.
• Vencimiento reciente.
• Vencimiento intermedio.
• Vencimiento antiguo.

No hay rangos universales. Cada empresa puede definirlos según sus plazos y políticas de crédito. Lo útil es ver de un vistazo cuánto de la cartera está al corriente y cuánto lleva más tiempo sin pagarse.

Registrar correctamente los pagos

Un pago debería poder relacionarse con:

• Cliente.
• Fecha.
• Importe.
• Documentos afectados.
• Referencia.
• Forma de pago, cuando corresponda.

Registrar el depósito no siempre es suficiente; hay que saber qué saldo está liquidando. Un pago que entra a la cuenta pero no se aplica a sus documentos deja facturas que parecen pendientes cuando ya se pagaron.

Pagos parciales

Un cliente puede pagar solo una parte de una factura. En ese caso conviene conservar:

• El importe original.
• Los pagos aplicados.
• El saldo pendiente.

Así es posible saber en cualquier momento cuánto falta por cobrar de cada documento y cómo se llegó a esa cifra.

Estados de cuenta

Un estado de cuenta concentra en un solo documento:

• Cargos.
• Pagos.
• Saldos.
• Fechas.
• Documentos.

Esto ayuda tanto a la empresa como al cliente a revisar diferencias. Cuando ambos ven la misma información, las aclaraciones suelen resolverse más rápido.

Errores comunes en cobranza

• Pagos registrados tarde.
• Pagos que no se aplican correctamente a sus documentos.
• Saldos calculados en hojas separadas.
• Vendedores con información diferente a la de administración.
• Clientes que reciben estados de cuenta distintos.
• Crédito otorgado sin revisar el saldo actual.
• Falta de seguimiento a documentos vencidos.

Cuando estos errores se repiten, vale la pena tratarlos como un proyecto de mejora y no solo corregirlos caso por caso; lo explicamos en cómo convertir problemas de operación en proyectos de mejora.

Cómo priorizar la cobranza

Algunas variables que pueden revisarse:

• Importe.
• Antigüedad.
• Fecha de vencimiento.
• Historial de pago del cliente.
• Importancia comercial.
• Compromisos de pago previos.

No existe una fórmula que sirva para todas las empresas. Lo importante es que la priorización se haga con información actualizada y no de memoria.

Crédito, ventas y cobranza deben compartir información

Un problema típico: ventas autoriza o captura un nuevo pedido sin conocer el saldo actualizado del cliente. Después, cobranza descubre que el cliente ya tenía documentos vencidos.

Cuando estas áreas trabajan sobre la misma información:

• Ventas sabe si el cliente tiene crédito disponible antes de comprometer un pedido.
• Facturación emite sobre los mismos clientes y condiciones.
• Crédito decide con el saldo real.
• Cobranza da seguimiento a lo que efectivamente está pendiente.

Ejemplo: un pedido que supera el crédito disponible

Si el cliente pagó $25,000 ayer y ese pago todavía no se aplica, la situación es muy distinta. La conclusión no es rechazar el pedido automáticamente, sino que la decisión necesita información confiable.

Relación con la facturación

Facturación y cobranza están relacionadas: los documentos que se cobran son, en muchos casos, las mismas facturas emitidas. Cuando corresponde, los pagos también pueden requerir su tratamiento fiscal, como el complemento de pagos. Tener ambas en el mismo lugar evita cruzar información entre sistemas para saber qué falta por cobrar.

¿Qué información conviene revisar periódicamente?

• Saldo por cliente.
• Cartera vencida.
• Próximos vencimientos.
• Pagos recientes.
• Documentos o pagos sin aplicar.
• Clientes cerca de su límite de crédito.
• Concentración de cartera en pocos clientes.

¿Qué puede aportar la tecnología?

Un sistema bien implementado puede ayudar con:

• Límites de crédito por cliente.
• Días de crédito.
• Consulta de saldos.
• Registro de pagos.
• Estados de cuenta.
• Antigüedad de saldos.
• Reportes.
• Relación entre facturación y cobranza.

La tecnología no sustituye las políticas de crédito ni el seguimiento de las personas: ayuda a que todos trabajen con la misma información. Puedes ver cómo lo trabajamos en crédito y cobranza, como parte de nuestro ERP.