Facturación y administración
Complemento de pagos: qué es, cuándo se usa y cómo se relaciona con la cobranza
Cuando vendes a crédito, la factura y el pago no ocurren el mismo día. El complemento de pagos es el comprobante que une esos dos momentos, y por eso depende tanto de que la cobranza esté bien registrada.
¿Qué es el complemento de pagos?
Es un CFDI de tipo pago, también conocido como recibo electrónico de pago. No registra una venta nueva: documenta que recibiste un pago de una factura que ya habías emitido.
Se timbra como cualquier otro CFDI y tiene su propio folio fiscal.
¿Cuándo se utiliza?
Cuando la factura se emitió con método de pago en parcialidades o diferido, es decir, cuando al facturar todavía no se había cobrado.
- Se paga después: un complemento al recibir el pago.
- Se paga en partes: un complemento por cada pago recibido.
- Se pagó al momento de facturar: no lleva complemento.
El SAT establece un plazo para emitirlo después de recibir el pago. Conviene que el proceso no dependa de acordarse a fin de mes.
Relación con las facturas pendientes
Cada complemento indica qué factura o facturas se están pagando. Un mismo pago puede cubrir varias facturas, y una misma factura puede recibir varios pagos. Por eso cada factura a crédito queda abierta hasta que su saldo llega a cero.
Una factura de $10,000 se emitió a crédito. El cliente la paga en dos partes:
| Pago | Saldo anterior | Importe pagado | Saldo pendiente |
|---|---|---|---|
| Parcialidad 1 | $10,000 | $4,000 | $6,000 |
| Parcialidad 2 | $6,000 | $6,000 | $0 |
Son dos complementos, uno por cada pago, y los dos apuntan a la misma factura.
Registro de pagos
El complemento sale del registro del pago. Si el pago está bien capturado, el complemento también lo estará. Normalmente se necesita:
- Fecha del pago.
- Forma de pago y monto.
- Moneda.
- Factura o facturas a las que se aplica.
- Número de parcialidad, saldo anterior, importe pagado y saldo pendiente.
Conciliación
Conciliar es comprobar que lo que llegó al banco, lo que se registró en cobranza y lo que se informó al SAT digan lo mismo. Algunas preguntas útiles:
- ¿Cada depósito tiene su pago registrado?
- ¿Cada pago a una factura a crédito tiene su complemento?
- ¿El saldo del cliente coincide con sus facturas abiertas?
Cuando cobranza y facturación están en sistemas separados, este cruce suele hacerse a mano en hojas de cálculo.
Errores comunes
- Aplicar el pago a la factura equivocada.
- Olvidar emitir el complemento de un pago ya cobrado.
- Saldos pendientes que no cuadran con lo que se registró en cobranza.
- Registrar como uno solo un pago que cubre varias facturas, sin desglosarlo.
- Facturar como pagada al momento una venta que en realidad se cobrará después.
- Registrar el pago en cobranza y no reflejarlo en facturación, o al revés.
Saldo, cobranza y facturación: un mismo dato
La factura crea el saldo, el pago lo reduce y el complemento lo documenta ante el SAT. Si esas tres cosas viven en lugares distintos, cada una puede decir algo diferente.
En el ERP de Duoseptem, los pagos se registran con su recibo, el saldo del cliente se actualiza y los pagos se timbran en CFDI 4.0 con su complemento de pagos. Los estados de cuenta, la antigüedad de saldos y el reporte de pagos salen del mismo lugar. Conoce más en crédito y cobranza y en facturación CFDI.
La información puede cambiar con el tiempo. Recomendamos verificar disposiciones vigentes y fuentes oficiales antes de tomar decisiones fiscales, legales o regulatorias.
