CFDI 4.0: qué es y cómo funciona en la facturación de tu empresa

¿Qué es el CFDI 4.0?

CFDI significa Comprobante Fiscal Digital por Internet. Es un archivo XML con validez fiscal que se envía a timbrar con un proveedor de certificación (PAC). Al timbrarse, el comprobante queda validado y recibe un folio fiscal único (UUID).

La versión 4.0 pide más información del cliente que las versiones anteriores, y esa información tiene que coincidir con la que el cliente tiene registrada ante el SAT.

¿Para qué sirve?

• Comprueba una venta o la prestación de un servicio.
• Permite a tu cliente deducir el gasto y acreditar los impuestos.
• Respalda los ingresos de tu empresa.
• Es la base de otros comprobantes: notas de crédito, complementos de pago y Carta Porte.

Información principal que interviene

Del emisor (tu empresa)

• RFC, nombre y régimen fiscal.
• Código postal del lugar de expedición.

Del receptor (tu cliente)

• RFC y nombre o razón social.
• Código postal de su domicilio fiscal.
• Régimen fiscal.
• Uso del CFDI: para qué utilizará la factura.

De la operación

• Conceptos con su clave de producto o servicio y su clave de unidad.
• Cantidades, precios e impuestos.
• Forma de pago (efectivo, transferencia, tarjeta…).
• Método de pago: en una sola exhibición o en parcialidades o diferido.
• Moneda.

Los datos del receptor deben coincidir con su Constancia de Situación Fiscal. Es la fuente más confiable para darlos de alta.

Errores comunes

• Nombre distinto al de la constancia. Una abreviatura, un acento o agregar “S.A. de C.V.” cuando no aparece en la constancia basta para que el comprobante no se pueda timbrar.
• Código postal desactualizado. El cliente cambió de domicilio fiscal y nadie actualizó su ficha.
• Régimen fiscal y uso del CFDI que no combinan. No todos los usos son válidos para todos los regímenes.
• Método de pago equivocado. Facturar como pagada en una sola exhibición una venta que se cobrará después. En ese caso corresponde pago diferido y, al cobrar, el complemento de pagos.
• Claves de producto genéricas o incorrectas. Se eligen una vez “para salir del paso” y se repiten en cada factura.
• Sustituir sin relacionar. Cancelar una factura con error y emitir otra sin relacionarlas como sustitución.

Relación con ventas y facturación

La mayoría de los datos de una factura no se inventan al facturar: ya existen en la venta.

Cuando la factura se genera desde el pedido, los datos ya están: el cliente con su régimen y domicilio fiscal, los productos con sus claves y los precios de su lista.

Ventajas de tenerlo integrado al sistema

• Los datos fiscales del cliente se capturan una sola vez.
• La factura sale del pedido, sin recapturar productos ni precios.
• Las facturas quedan ligadas a ventas, inventario y cobranza.
• Las ventas a crédito pasan directo al seguimiento de saldos.
• Los reportes de facturación salen del mismo lugar que los de ventas.

En el ERP de Duoseptem, la factura CFDI 4.0 se genera desde el pedido, con uso del CFDI, forma y método de pago, moneda, CFDI relacionados por sustitución, cancelación y reporte de facturas. Puedes ver cómo funciona en facturación CFDI integrada a tu operación.