Cómo convertir problemas de operación en proyectos de mejora

Empezar por el problema, no por la solución

Muchas iniciativas empiezan con frases como:

• “Necesitamos un ERP.”
• “Necesitamos una app.”
• “Necesitamos IA.”
• “Necesitamos automatizar.”

Conviene empezar antes, por el problema:

• Qué está fallando.
• Dónde ocurre.
• Quién participa.
• Qué impacto genera.
• Con qué frecuencia ocurre.
• Qué se ha intentado antes.

Un problema claro es mejor punto de partida que una solución elegida demasiado pronto.

Definir el problema con claridad

Una buena definición responde:

• Qué sucede.
• Cuándo sucede.
• A quién afecta.
• Qué información interviene.
• Qué resultado se esperaba.
• Qué resultado ocurre realmente.

• Poco claro: “Necesitamos mejorar inventarios.”
• Mejor: “Las sucursales registran entradas y ajustes en momentos distintos y dirección no puede conocer con claridad la existencia por almacén.”

La segunda definición ya dice dónde mirar y qué tendría que cambiar.

Separar síntomas de causas

El síntoma es lo que se nota: por ejemplo, el reporte llega tarde. Las causas pueden ser varias:

• Información dispersa.
• Doble captura.
• Falta de responsables.
• Sistemas desconectados.
• Un proceso manual.

Resolver solo el síntoma puede mover el problema a otro lugar. Un reporte automático que sigue tomando datos tardíos llega a tiempo, pero sigue estando mal.

Entender cómo funciona hoy

Sin complicarlo, revisar:

• Dónde inicia el proceso.
• Quiénes son los responsables.
• Qué información entra.
• Qué decisiones se toman.
• Qué herramientas y sistemas se usan.
• Qué excepciones aparecen.
• Cuál es el resultado final.

Muchas veces aquí aparecen pasos que sobran. Lo explicamos en qué procesos cambiar antes de comprar tecnología.

Medir el impacto

Conviene conocer, aunque sea de forma aproximada:

• Tiempo perdido.
• Errores.
• Retrabajo.
• Costos.
• Ventas perdidas.
• Clientes afectados.
• Información que llega tarde.
• Riesgos.

No hace falta un cálculo perfecto. Una estimación razonable basta para comparar problemas y decidir cuál atender primero.

Definir qué debería mejorar

Antes de elegir tecnología, conviene establecer el resultado deseado. Por ejemplo:

• Capturar una sola vez.
• Reducir el tiempo de respuesta.
• Conocer existencias por sucursal.
• Eliminar pasos manuales.
• Disminuir errores.
• Conectar información.
• Tener trazabilidad.
• Trabajar sin internet cuando sea necesario.

Evaluar alternativas

Con el problema y el resultado claros, la solución puede ser:

• Ajustar el proceso.
• Configurar mejor una herramienta existente.
• Integrar sistemas.
• Automatizar.
• Desarrollar un módulo.
• Desarrollar software a la medida.
• Utilizar inteligencia artificial.
• Combinar varias opciones.

Priorizar por impacto y viabilidad

Dos preguntas sencillas:

• Impacto: ¿qué tanto mejora el problema?
• Viabilidad: ¿qué tan complejo es implementarlo?

Con eso, cada opción cae en uno de cuatro grupos:

• Alto impacto, fácil implementación: buen punto de partida.
• Alto impacto, mayor esfuerzo: vale la pena planearlo bien.
• Bajo impacto, fácil: puede hacerse cuando haya espacio.
• Bajo impacto, complejo: normalmente conviene dejarlo.

Convertir la mejora en proyecto

Un proyecto debería dejar claros, al menos:

• El problema.
• El objetivo.
• El alcance.
• Los responsables.
• Los procesos afectados.
• La información necesaria.
• La tecnología involucrada.
• El resultado esperado.
• La forma de medirlo.

Empezar pequeño cuando sea posible

Antes de implementar en toda la empresa, se puede probar con:

• Un piloto.
• Un módulo.
• Una sucursal.
• Un grupo de usuarios.
• Un proceso específico.

Medir antes de ampliar permite corregir con poco costo.

¿Cómo medir si funcionó?

Comparando antes y después:

• Tiempo.
• Errores.
• Número de pasos.
• Retrabajo.
• Costo.
• Visibilidad de la información.
• Satisfacción de quienes usan el proceso.
• Capacidad de crecimiento.

Ejemplo: pedidos que se capturan dos veces

Lo importante no es la herramienta elegida, sino que la decisión sale del problema y del objetivo, no al revés.

De la mejora aislada a una transformación

Varios proyectos bien priorizados pueden terminar transformando la empresa de forma gradual. No hace falta intentar cambiar todo al mismo tiempo; cada mejora deja información y aprendizaje para la siguiente. En por dónde empezar a mejorar una empresa explicamos cómo dar el primer paso.

Según el caso, el proyecto puede tomar la forma de integraciones y automatización, desarrollo de software a la medida o inteligencia artificial.