Cómo controlar mejor las ventas fuera de la oficina

En muchas empresas, una parte importante de la venta sucede lejos de la oficina: en la ruta, en el negocio del cliente o en otra ciudad. Ahí es donde el control suele debilitarse.

Cuando las ventas ocurren en campo, el reto no es solo saber dónde está el vendedor, sino lograr que clientes, pedidos, inventario, visitas y seguimiento regresen correctamente al sistema.

Aquí explicamos qué cambia cuando se vende fuera de la oficina, qué problemas aparecen con frecuencia y cómo mantener la información en orden aunque la conexión no sea constante.

¿Qué cambia cuando la venta sucede fuera de la oficina?

En oficina o sucursal, el vendedor tiene a la mano el ERP o el sistema central. En campo, necesita consultar o capturar información sin estar frente a él, por ejemplo:

• Clientes.
• Productos.
• Precios.
• Pedidos.
• Cotizaciones.
• Saldos.
• Visitas.
• Observaciones.

Si no tiene una herramienta adecuada, termina resolviendo con lo que tiene: llamadas, mensajes, notas o archivos propios.

Problemas comunes en ventas de campo

• Pedidos enviados por mensajes.
• Información capturada dos veces.
• Precios desactualizados.
• Clientes sin información reciente.
• Poca claridad sobre las visitas realizadas.
• Vendedores trabajando con archivos diferentes.
• Pedidos que llegan tarde a administración.
• Pérdida de información cuando no hay señal.

Ninguno de estos problemas se resuelve solo con más supervisión; casi siempre tienen que ver con cómo viaja la información entre el campo y la oficina.

Centralizar la información del cliente

El vendedor debería poder consultar desde una sola herramienta la información que necesita para atender al cliente, por ejemplo:

• Datos del cliente.
• Contacto.
• Dirección.
• Saldo, cuando corresponda.
• Historial relevante.
• Condiciones comerciales.
• La información necesaria para levantar el pedido.

No se trata de mostrar todo siempre. Cada empresa decide qué información necesita cada vendedor según su función, sus clientes y sus políticas.

Capturar pedidos desde campo

Cuando el pedido se captura una sola vez, en el momento de la venta, queda registrado con:

• Cliente.
• Productos.
• Cantidades.
• Precios.
• Observaciones.
• Fecha.

El objetivo es evitar que administración tenga que volver a capturar información que llegó por mensajes o archivos. Cada recaptura es una oportunidad de error y un retraso para el surtido y la facturación.

Inventario disponible

Una app de ventas puede mostrar el inventario disponible a partir de información previamente sincronizada con el sistema central. Esto ayuda al vendedor a ofrecer lo que realmente hay.

Hay que tener claro un punto: si no existe conexión, la existencia mostrada corresponde a la última sincronización, no al momento exacto. Por eso conviene que la app indique cuándo se actualizó la información por última vez.

Trabajar con y sin internet

Un enfoque híbrido permite que el trabajo no se detenga cuando la señal falla:

• Con internet: consultar información actualizada, sincronizar y realizar funciones que dependen de servicios externos.
• Sin internet: consultar la información almacenada localmente, capturar pedidos o cotizaciones, guardar visitas y mantener las operaciones pendientes.
• Cuando vuelve internet: sincronizar la información con el sistema central.

Explicamos este enfoque con más detalle en apps y puntos de venta híbridos.

¿Se puede facturar desde campo?

Depende de la conexión y de lo que contemple el sistema. Si existe conexión y el sistema incluye esa función, una app de ventas puede generar la facturación desde campo.

Sin conexión, lo habitual es capturar pedidos o cotizaciones para sincronizarlos después. La factura electrónica requiere comunicarse con servicios externos para timbrarse, por lo que no puede timbrarse un CFDI sin conexión.

Registrar visitas

Registrar las visitas da contexto a la venta y al seguimiento. Puede ser útil guardar:

• Cliente visitado.
• Fecha.
• Resultado de la visita.
• Observaciones.
• Pedido generado, cuando exista.
• Ubicación, cuando forme parte del proceso.

Una visita bien registrada dice mucho más que un punto en un mapa: qué se habló, qué quedó pendiente y qué se vendió.

Ubicación y georreferencia

La ubicación puede apoyar el trabajo en campo, por ejemplo para:

• Confirmar el punto donde se registró una visita.
• Guardar las coordenadas del cliente.
• Apoyar la planeación de rutas.
• Relacionar una visita con una ubicación.

Es una herramienta útil, pero no sustituye el control comercial. Saber dónde estuvo un vendedor no dice si el cliente compró, si el pedido llegó completo o si hay seguimiento pendiente.

¿Qué información necesita el vendedor antes de salir?

• Clientes asignados.
• Productos.
• Precios.
• Condiciones comerciales.
• Inventario disponible.
• Pedidos pendientes.
• Información necesaria para la ruta.

Sincronizar esta información antes de salir reduce la dependencia de una conexión continua durante el día.

¿Qué debe regresar al sistema?

• Pedidos.
• Cotizaciones.
• Visitas.
• Cambios autorizados.
• Observaciones.
• Información capturada durante la ruta.

La sincronización es lo que cierra el ciclo. Cuando cada registro llega al sistema central con su fecha, su vendedor y su cliente, es posible saber qué pasó en la ruta y darle trazabilidad a cada pedido.

Ventas en campo y ERP

La app de ventas no debería convertirse en otro sistema aislado. Idealmente se integra con:

• Clientes.
• Productos.
• Ventas.
• Inventario.
• Crédito y cobranza.
• Facturación, cuando corresponda.

Si el vendedor consulta saldos, por ejemplo, esos saldos deben venir de la misma fuente que usa cobranza; lo explicamos en cómo mejorar el control de crédito y cobranza. Cuando ya existe un ERP, la conexión entre ambos es un trabajo de integración.

¿Qué indicadores pueden revisarse?

De forma conceptual, algunos indicadores útiles son:

• Pedidos capturados.
• Visitas realizadas.
• Ventas por vendedor.
• Clientes atendidos.
• Pedidos pendientes de sincronizar.
• Actividad por periodo.

Los indicadores dependen de la información registrada: si las visitas o los pedidos no se capturan, ningún reporte podrá mostrarlos.

Ejemplo: un día de ruta sin señal

La operación no se detuvo por falta de señal y la información se capturó una sola vez. Puedes ver cómo lo resolvemos en ventas en ruta sin internet y en nuestro desarrollo de apps.

Errores comunes

• Usar WhatsApp como sistema de pedidos.
• Mantener listas de precios distintas.
• Depender completamente de internet.
• Capturar nuevamente en oficina.
• No controlar la última sincronización.
• Crear una app aislada del ERP.
• Confundir ubicación con control comercial.