Cómo controlar mejor compras y proveedores

En muchas empresas las compras empiezan con un mensaje, siguen con una llamada al proveedor y terminan cuando alguien recibe la mercancía en el almacén. Mientras todo sale bien, nadie nota el problema; cuando algo falla, es difícil reconstruir qué pasó.

Comprar mejor no significa solamente conseguir un buen precio. También implica saber qué se necesita, qué se autorizó, qué se pidió, qué se recibió y qué quedó pendiente.

Aquí explicamos cómo ordenar las compras desde la necesidad inicial hasta la recepción de la mercancía y el seguimiento al proveedor.

¿Por qué se pierde el control de las compras?

Algunos problemas frecuentes:

• Solicitudes informales.
• Compras por mensajes o llamadas.
• Poca claridad sobre quién autorizó.
• Órdenes duplicadas.
• Diferencias entre lo pedido y lo recibido.
• Precios distintos a los acordados.
• Información dispersa.
• Compras urgentes constantes.
• Falta de seguimiento al proveedor.

Ninguno es grave por sí solo. El problema aparece cuando se acumulan y nadie tiene una vista completa de lo que está en proceso.

Separar necesidad, autorización y compra

Comprar no es un solo paso. Son etapas distintas:

1. Alguien detecta una necesidad.
2. Se revisa si procede.
3. Se autoriza.
4. Se genera la compra.
5. Se da seguimiento.
6. Se recibe.
7. Se compara contra lo solicitado.

No todas las empresas necesitan el mismo nivel de autorización. En algunas basta con que una persona apruebe; en otras, depende del monto o del tipo de compra. Lo importante es que cada etapa quede clara y no se confunda “lo que alguien pidió” con “lo que se compró”.

¿Qué información debería tener una compra?

• Proveedor.
• Productos o servicios.
• Cantidades.
• Precios.
• Fecha.
• Condiciones.
• Sucursal o almacén destino.
• Responsable.
• Referencia u orden relacionada.

Con esta información, cualquier persona puede saber qué se compró, a quién, para dónde y quién lo hizo, sin depender de la memoria de quien lo gestionó.

Evitar compras duplicadas

Las compras duplicadas suelen ocurrir cuando:

• Dos personas solicitan lo mismo.
• Una solicitud pendiente no es visible para los demás.
• Una compra se vuelve a capturar.
• Diferentes áreas trabajan con controles separados.

Tener visibilidad de lo solicitado y lo comprado reduce duplicidades. Antes de comprar, conviene poder consultar si ya existe una solicitud o una orden en proceso.

Comparar lo solicitado, comprado y recibido

En una misma compra pueden aparecer cuatro cantidades distintas:

• Cantidad solicitada: lo que alguien pidió.
• Cantidad autorizada: lo que se aprobó.
• Cantidad comprada: lo que se pidió al proveedor.
• Cantidad recibida: lo que realmente llegó.

No siempre tienen que ser iguales: se puede autorizar menos de lo solicitado o el proveedor puede entregar en partes. Pero las diferencias deben ser visibles, no descubrirse semanas después.

Recepción de mercancía

Recibir una compra debería permitir validar:

• Proveedor.
• Productos.
• Cantidades.
• Estado de la entrega.
• Fecha.
• Documento relacionado.

Si existe una diferencia, debe quedar registrada en ese momento. Una recepción que solo dice “llegó” no ayuda a aclarar nada después.

Compras parciales y entregas pendientes

Una orden puede recibirse parcialmente. En ese caso conviene conocer:

• Cuánto se pidió.
• Cuánto llegó.
• Cuánto falta.
• Si existe una segunda entrega pendiente.

Precios y condiciones acordadas

Conviene comparar:

• Precio esperado.
• Precio recibido o facturado.
• Descuentos.
• Condiciones comerciales.

Revisar esta comparación de forma habitual ayuda a detectar cambios de precio a tiempo y a tener argumentos claros al hablar con el proveedor.

¿Cómo evaluar proveedores?

Con indicadores simples es posible tener una idea clara de cada proveedor:

• Cumplimiento en entregas.
• Diferencias de cantidad.
• Estabilidad de precios.
• Tiempos de entrega.
• Calidad.
• Incidencias.

Cada empresa puede definir sus propios criterios y el peso de cada uno. Lo importante es que la evaluación se base en el historial de compras y recepciones, no solo en la impresión del momento.

Compras e inventario deben estar conectados

Cuando una compra se recibe correctamente, esa información afecta el inventario. Si los sistemas o los procesos están separados, aparecen problemas como:

• Mercancía físicamente recibida pero no registrada.
• Inventario actualizado tarde.
• Diferencias entre almacén y administración.
• Compras pendientes que parecen ya disponibles.

Varias de las diferencias de inventario más comunes empiezan en una recepción mal registrada; lo explicamos en por qué el inventario no cuadra y cómo encontrar el origen.

Compras y cuentas por pagar

También conviene poder relacionar:

• Proveedor.
• Compra.
• Recepción.
• Documento recibido.
• Saldo o pago, cuando corresponda.

Así es más fácil saber si lo que se va a pagar corresponde a lo que efectivamente se recibió.

Errores comunes

• Comprar sin revisar existencias.
• No consultar compras pendientes.
• Recibir sin comparar contra la orden.
• Registrar tarde.
• No identificar diferencias.
• No tener historial de precios.
• Depender de mensajes para el seguimiento.

Si alguno de estos errores se repite, conviene tratarlo como un proyecto de mejora y no solo corregirlo cada vez; lo explicamos en cómo convertir problemas de operación en proyectos de mejora.

¿Qué información conviene revisar?

• Compras por proveedor.
• Compras por periodo.
• Órdenes pendientes.
• Entregas parciales.
• Diferencias de recepción.
• Precios recientes.
• Productos comprados.
• Compras por sucursal.

¿Qué puede aportar la tecnología?

Un sistema bien implementado puede ayudar con:

• Catálogo de proveedores.
• Órdenes de compra.
• Historial de compras.
• Recepción de mercancía.
• Consulta de compras.
• Integración con inventario.
• Reportes.
• Seguimiento de pendientes.

La tecnología no define las reglas de compra ni sustituye la relación con los proveedores: ayuda a que cada etapa quede registrada y a que compras y almacén trabajen con la misma información. En nuestro ERP, las órdenes de compra por proveedor y el catálogo de proveedores forman parte del mismo sistema que el inventario; puedes ver cómo trabajamos esa parte en control de inventarios.